Pinelopi, stagiaire à Bayon Education & Development (BED) pendant 6 mois, nous parle de la base de données qu’elle a créée pour permettre la centralisation des données relatives à nos bénéficiaires. Une tâche qui a première vue paraît évidente, mais qui s’avère à la fois complexe, technique mais aussi vitale pour améliorer la qualité des programmes que nous mettons en œuvre.
En septembre 2020, je suis arrivée à BED pour concrétiser un outil sollicité par les membres des équipes sociales et de santé. Le projet ? Développer et mettre en place une base de données qui permettrait de regrouper et d’organiser les données collectées sur les bénéficiaires ainsi que d’aider aux besoins de suivi et d’évaluation de BED.
La base de données et son contenu
La base a été construite à l’aide d’un logiciel en ligne appelé TeamDesk. Un outil personnalisé pour refléter les besoins de BED en matière de collecte de données et d’organisation de trois composantes principales : sociale, santé et éducation.
Tout au long de leur scolarité, de la maternelle à la douzième année (équivalent de la fin du lycée), et dans certains cas jusqu’à l’université, les bénéficiaires sont suivis par l’équipe de travailleurs sociaux, de professionnels de la santé et d’éducateurs de BED. Les données sociales, de santé et d’éducation collectées par nos équipes sont essentielles au bon suivi de chaque bénéficiaire ainsi qu’à l’évaluation de l’efficacité et de l’impact de nos programmes. Ainsi, la base de données stocke actuellement les informations des bénéficiaires inscrits dans nos programmes d’école primaire, de suivi et d’université (372 élèves et 242 familles).
Pourquoi une base de données ?
Avant la mise en place de la base de données, BED cherchait un moyen d’améliorer sa stratégie de suivi, d’évaluation des bénéficiaires et de ses programmes. Étant donné que les renseignements étaient recueillis par différentes équipes et qu’ils étaient auparavant stockés dans plusieurs fichiers Excel sans lien entre eux, l’analyse des composantes de la collecte de données s’avérait difficile. De plus, il était compliqué de partager les informations entre les équipes.
Enfin, de nouveaux dossiers étaient créés chaque année, ce qui rendait d’autant plus complexe le suivi des élèves et des familles dans le temps et l’évaluation de l’impact et de l’évolution du BED.
Par conséquent, la nouvelle base de données devait répondre à trois besoins fondamentaux :
- la capacité de stocker et de relier les données des bénéficiaires en un seul endroit
- de conserver un historique des données collectées,
- Facilité l’analyse de ces données.
Valeur et impact
Au sein de la base de données, chaque élève et chaque famille dispose d’un dossier personnel qui regroupe les informations collectées par les équipes tout au long de leur prise en charge à BED. Ceci a deux implications importantes :
- l’équipe a accès à un dossier complet pour suivre chaque élève et famille et
- les informations relatives aux bénéficiaires ou à un programme peuvent être suivies au fil des années.
Outre l’impact sur l’organisation et le suivi des données, la base a également influencé la manière dont chaque équipe recueille ses données. Les enseignants de l’école primaire peuvent désormais enregistrer les présences et les résultats des examens directement sur leur téléphone ou une tablette, les visites médicales sont enregistrées à l’aide d’une tablette, et les travailleurs sociaux ont la possibilité de mettre à jour les informations d’une famille au moment de leur visite. Cette fonctionnalité permet à toutes les équipes d’avoir un accès immédiat aux informations mises à jour en temps réel à mesure qu’elles sont collectées.
Enfin, les informations peuvent également être organisées sous forme de tableaux, de graphiques et de chiffres. Cela permet notamment à la direction de BED de se faire une idée de la performance des différents projets qu’elle implémente et de constater de manière moins abstraite les progrès réalisés au fil des ans.
Mise en œuvre et avenir
Parce que BED a aussi pour vocation de faire monter en compétence son staff, plusieurs sessions de formation ont été dispensées et les équipes locales sont désormais autonomes dans l’utilisation de la base de données.
Bien que ce projet commence avec trois programmes (primaire, suivi et universitaire), l’objectif à long terme serait de réaliser la collecte de données pour tous les autres programmes de BED sur la base de données. En fin de compte, l’objectif principal reste d’aider l’équipe et la direction de BED à relier les informations entre les différentes tâches de collecte de données et d’améliorer la capacité de l’organisation à suivre l’évolution des bénéficiaires et des programmes au cours des années à venir.
De mon point de vue, ce fut une expérience incroyable que celle de travailler en collaboration avec chaque personne de BED pour mener à bien ce projet. Le moins que l’on puisse dire, c’est qu’il s’agit d’un véritable apprentissage pour moi ainsi que pour tous les membres de l’équipe qui ont dû s’adapter à ce nouvel outil pour mener à bien leur travail en faveur des enfants et des familles que l’ONG soutien depuis des années.